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OA系统知识普及:浅谈OA办公系统的好处

2020-4-17 06:53| 发布者: admin| 查看: 61| 评论: 0

OA系统在政府企事业单位中所扮演的角色越来越重要,OA办公系统的核心本质是帮助用户提高日常办公效率,所以我们日常工作的所有内容可以归入OA系统处理的范畴,我们的办公趋势是无纸化、移动化、社交化,那么OA办公软件给我们的工作带来哪些好处呢?

2000年左右,国内诞生了一批OA系统企业,其中泛微OA、致

远OA、华天动力OA、蓝凌OA、金和OA、通达OA等成为了其中的佼佼者,泛微OA以功能全而著称,致远OA以渠道见长,华天动力OA在国内是技术实力派代表,蓝凌OA走高端定制化路线,金和OA以广告而知名,厂商不同,但是OA系统相近,OA办公系统已经成为企业办公平台的核心力量。

第一、 OA系统是一个“高效率”的平台

OA办公管理系统,能够帮助政府、企事业单位建立一个系统的、统一的、整合的办公管理平台,统一标准进而规范员工的日常工作习惯,提高企业员工的执行力,能够让员工主动的参与公司的业务流程管理,规范业务表转化、模块化并加快业务流转的速度,真正做到“流程统一、责权分明、管理高效”。

办公异地化,无论是PC时代、还是智能手机时代,OA办公系统真正实现了异地化办公,让所在异地的员工可以在统一的平台上共同处理公务,真正实现了全球一体化工作流。

实现无纸化办公,传统的办公模式以纸张流转为主,公文多,耗费能源高,同时每张纸都需要签核盖章,复杂程度高,流转程序繁琐,既耗费能源又耽误时间,所以OA系统的出现是政府、企事业单位进入无纸化办公的新的开始。

OA系统可谓是能源时代之选,企业进步之力。

第二、 OA系统帮助企业管理效率深层次提升

1、OA系统帮助企业建立内部的通信平台。

建立单位内部的通信系统,让信息流在内部进行流通,沟通迅捷安全又有保障,OA系统的内部邮件功能、短信功能、聊天窗口、会议系统等,能够保障企业内部的通讯和信息交流的快捷通畅;因为是在自己的服务器上,企业内部的交互信息安全也得到了保障。

2、工作流让工作真正流转起来

OA系统改变了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。

企业员工再也不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而高效的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节,让工作“自动”流转起来。与此同时,通过OA系统功能设置提醒,通过app与智能手机联系起来,可以更加快速的处理工作,所以说OA系统的工作流让企业的办公效能真正得到了释放。

3、建立统一的信息发布平台。

企事业单位的员工需要统一的信息发布和工作沟通的平台,OA系统就承担了把所有员工统一到一起的重要职责,OA系统的电子公告、论坛系统、电子刊物、聊天工具以及随着与微信端口的打通在公司统一的微信平台上就可以相互进行信息传递,OA系统使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够熟悉企业的文化、了解企业的发展动向,第一时间获悉企业的发展计划目标等。

4、文档管理更加规范

企业的传统管理方式会产生大量的纸质管理文件,保存极为不方便,纸质的文件容易损毁并且损耗大量的能源,OA系统的电子文档管理一个硬盘就可以管理保存好成千上万的文档。

5、行政管理更加简单

OA系统可以把很多辅助性的工作以及日常行政管理的事务变得井井有条且非常简单,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化,管理流程化,只要划定了权限,每个人都可以了解具体日常工作的进展情况。

6、办公环境更加自由

OA系统的出现,改变了传统办公的地域限制,智能设备的普及导致了移动办公的变革,移动办公让办公不再受空间物理条件的限制,企业员工随时随地都可以处理公务。OA系统扩大了办公区域,企业员工可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。这是真正的效率提升,也是通过电子信息流将管理的效能发挥到极致。

7、节省企业的办公费用支出

OA系统办公软件将传统的纸张填写过程电子化,真正实现了无纸化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,同时也减少了必要的因为集中开会所产生的差旅费用等,既帮助企业节省办公成本,同时也让企业实现管理现代化。

8、文化建设和知识管理平台

OA系统可以进行数据统计以及文化知识的积累,同时OA系统利用企业积累的电子信息资源、专家技能,可以帮助企业提升创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

企业的知识文化建设,既能提升企业的知识储备,又有助于企业的知识分享交流,在内形成企业自己的文化阵地,便于企业建立统一的知识管理系统以及知识传承的阵地。

9、提升管理成的计划能力以及监控能力

OA系统对于企业的管理层来说,可以通过业务流程的表格化,对企业领导层的计划能力、领导的监控管理能力进行提升,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况。

OA系统可以帮助企业管理者实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。企业的管理层借助OA系统可以大大提升管理能力,并且把部分日常工作标准化

10、增绩提效,企业真正“管”起来

有人说企业的真谛在于“管”,字面意思就是管理就是管好。而OA办公系统最大的作用在于标准化与流程化,通过一个OA系统软件可以把整个公司几千甚至几万人管理起来。

OA系统的出现,让企业员工不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去,也不用因为领导出差而延迟审批导致时间白白浪费,OA系统可以让企业的工作流随时随地的高效完成。

11、企业生存的根本是“竞争力”

OA系统平台能够帮助企业增绩提效,这就是帮助企业建立有优势的“竞争力”,一方面沟通更加便捷顺畅,另一方业务流程化标准化程度也非常高,OA系统能够帮助企业管理层快速的把员工“管”起来,这个过程就是帮助企业提升“竞争力”。

OA系统还有着数不尽的好处,未来OA系统将会成为企业所有办公软件的核心,扮演神经中枢角色,它将是唯一的一款可以把SAP、ERP、HR、财务管理软件等众多软件集成在一起的核心平台。

OA系统在政府、企事业单位所担当的角色将会越来越重要。


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